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에디터의 선택

12 개의 기본 이메일 에티켓 모두가 따라야합니다.

이메일이 우리가 서로 의사 소통하는 방식에 혁명을 일으켰다는 사실에 의심의 여지가 없습니다. 요즘 친구와 채팅하기 위해 사람들이 소셜 네트워크 및 인스턴트 메시징 응용 프로그램을 선호하는 경향이 있더라도 적절한 의사 소통에있어 이메일은 여전히 ​​선호되는 매체입니다.

대학에서 글로벌 기업에 이르기까지, 그리고 학생에서 CEO에 이르기까지 이메일은 모든 곳에서, 그리고 모든 사람이 사용합니다. 즉, 거의 모든 사람이 여러 전자 메일 주소를 가지고 있으며 하나 이상의 전자 메일 공급자가 있습니다. 그러나 진짜 질문은 적절한 전자 메일 사용에 대한 프로토콜을 확인하는 것입니까?

답을 확신 할 수 없다면, 이 기사는 모든 사람들이 따라야하는 기본 이메일 에티켓을 강조하는 것입니다. 그래서 더 이상 신경 쓰지 않고 여기에 있습니다.

기본 이메일 에티켓

1. 전문적인 이메일 주소를 사용하십시오.

귀하의 이메일 주소는 종종 귀하의 성격을 나타내는 것으로 간주됩니다. 이런 이유로 전문적인 이메일 주소를 갖는 것이 중요합니다. 일반적으로 이름과 성이 사용자의 "사용자 이름"부분을 구성합니다 . 전문가의 의사 소통을 위해 전자 메일 주소를 사용하려는 경우 (예 : 이력서를 채용자에게 보내고 고객에게 작업 샘플을 제공하는 경우) 이는 더욱 중요합니다.

선택한 사용자 이름을 사용할 수없는 경우 원하는 번호 (예 : 생일) 를 추가하여 가져올 수 있습니다. 몇 가지 예를 들자면 [이메일 보호] 또는 [이메일 보호] 가 좋은 선택으로 간주 될 수 있습니다. 다른면에서 [이메일 보호] 또는 [이메일 보호] 와 같은 것을 사용하면 수신자가 전자 메일을 열지 못하게 할 수 있습니다.

팁 : 최대한 전문가의 모든 요구에 대해 별도의 전자 메일 주소를 사용하십시오. 몇 달러를 꺼내는 데 신경 쓰지 않는다면 자신의 도메인으로 호스팅 된 이메일을 보내는 것이 가장 좋습니다.

2. 항상 주제를 포함하고 명확하고 간결하게 유지하십시오.

제목 은 전자 메일포함 된 정보에 대한 아이디어를받는 사람에게 즉시 제공 하므로 전자 메일가장 중요한 구성 요소 중 하나입니다. 따라서 콘텐츠가 그렇게 중요하지 않더라도 모든 이메일에 제목이 있어야합니다. 제목을 공란으로두면 발신자 측에서 부주의로 인식됩니다.

더욱 중요한 것은 수신자가 가능한 한 빨리 이메일의 내용을 작성할 수 있도록 제목 줄이 간결해야한다는 점 입니다. 몇 가지 예는 프로젝트 보고서 첨부 , 성능 조사 - 조기 응답 요청 및 이와 유사한 것입니다.

3. 표준 글꼴 및 최소한의 서식 사용

당신이 얼마나 당신이 당신의 PC에 가지고있는 멋진 글꼴을 좋아하는지에 상관없이, 그것은 전자 메일을 작성할 때 절대 no-no입니다. 비표준 글꼴을 사용하고받는 사람의 컴퓨터에 설치되어 있지 않으면 전자 메일의 텍스트가 의도 한대로 표시되지 않기 때문입니다 . 이것이 대부분의 이메일 서비스가 전자 메일을 작성할 때 사용할 수있는 몇 가지 표준, 세리프 및 산 세리프체 글꼴 (예 : Times New Roman, Arial) 만있는 이유입니다. 그리고 그들에게 충실해야합니다.

또한 이메일의 형식을 가능한 한 적게 유지하십시오. 전자 메일의 내용에서 특정 섹션이나 줄 등을 강조 할 필요가없는 경우 텍스트에 밝은 부분과 색을 사용하지 마십시오 . 사실 , 이메일 텍스트의 색상은 가장보기 쉬울만큼 검정색이어야합니다.

4. 오타, 잘못된 문법 사용 및 구두점 오류 방지

모든 사람들이 문법 나치가 아니지만 전자 메일에 의도하지 않은 오타 또는 2 개를 사용하는 것은 범죄 행위가 아니며 언어의 잘못된 사용, 문장 구조 등은 일반적으로 수신자에게 부정적인 인상을줍니다. 그러므로 "보내기"버튼을 누르기 전에 부주의 한 문법과 구두법 오류 (및 발견 된 경우)를 수정하기 위해 전자 메일의 제목 줄, 본문 및 기타 모든 텍스트 요소를 세 번 점검하는 것이 매우 중요합니다.

중요한 것은 이메일에 여러 문장 부호 (예 : !!!)를 사용 해서는 안됩니다 . 속어 (예 : LMAO), 인기있는 수축 (예 : Gotcha!) 및 이모티콘에도 동일하게 적용됩니다. 이 모든 것들은 매우 미성숙하고 비전문적으로 보입니다. 소셜 네트워크와 인스턴트 채팅에만 가장 적합합니다.

팁 : 이메일에서 단어, 문장 등을 어떻게 대문자로 쓰는지 항상주의하십시오. 전자 메일 (또는 그 문제와 관련하여)은 절대적으로 모든 대문자로 구성되어서는 안됩니다.

5. 첨부 파일에 설명적인 이름을 지정하십시오.

종종 우리는 이메일을 첨부하여 여러 파일을 보내거나받을 수밖에 없습니다. 이것이 필요한 것은 사실이지만 아무 의미가없는 무작위로 명명 된 많은 파일 (예 : 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc)이로드 된 이메일을받는 것보다 더 나쁠 수는 없습니다. 따라서 이메일 첨부 파일을 보낼 때마다 수신자가 파일을 열지 않고도 즉시 내용을 알 수 있도록 설명이 포함 된 파일 이름으로 이름을 변경하십시오. 예를 들어 이력서를 장래 고용주에게 보내는 경우 CurrentResume_JohnDoe 와 같은 이름을 지정하십시오. 간단하고 쉬운.

또한 전자 메일과 함께 많은 수의 첨부 파일 (예 : 20 개) 을 보내려는 경우 먼저 압축 된 아카이브에서 결합하는 것이 좋습니다. 더 명확하게하기 위해 이메일의 본문 텍스트에 첨부 파일 수, 전체 보관 크기 등과 같은 세부 사항을 별도로 언급 할 수 있습니다.

6. 항상 서명 포함

전자 메일 본문을 올바르게 닫거나 끝내려면 서명이 필요합니다 . 더 중요한 것은 전자 메일과 그 내용에 "신뢰성"을 부여하는 것 입니다. 따라서 모든 이메일에는 귀하의 서명이 포함되어야합니다. 이메일 설정에서 서명을 만들고 저장하면 작성한 모든 이메일의 끝에 자동으로 서명이 추가됩니다.

"what"이 서명에 포함되어야한다고 말하면, 그것은 사람마다 다릅니다. 즉, 일반적으로 연락 정보 (예 : 공식 번호, 보조 이메일)와 사회 프로파일 링크를 포함 할 수 있습니다 . 요약하면 서명이 디지털 연락처 카드의 역할을해야합니다. 너무 많은 불필요한 정보로 과부하하지 마십시오.

7. 이메일 수신 확인

현대의 이메일은 너무 많이 발전하여 "보내기"버튼을 누르면 수신자의받은 편지함에 2 ~ 2 시간 후에 도달한다는 것을 200 % 확신 할 수 있습니다. 그러나 어떤 기술과 마찬가지로 이메일도 다운 타임을 겪을 수 있습니다 . 따라서 이메일을 받으면 (특히 중요한 경우) 작은 메시지로 발신자에게 회신하여 수신 사실을 확인 하십시오.

비록 당신이받는 모든 이메일을 인정할 수는 없지만 그렇게 해봐야합니다. 더 중요한 것은, 당신은 보낸 사람이 상대편의 응답을 기다리고있을 수 있으므로 실수로 보낸 전자 메일을 확인 합니다. 이렇게하면 보낸 사람이 실수를 인식하게되며 전자 메일의 실제 수신자에게 문제가 발생합니다.

적절한 인사말 사용

사람들과 대면 또는 전화 통화 할 때 항상 인사하기 시작합니다. 그리고 이메일에도 똑같은 규칙이 적용되므로 이메일에는 항상 수신자에 대한 올바른 인사말이 있어야합니다. 이메일을 보내는 사람에 따라 인사말은 공식적 일 수 있습니다 (예 : Johnson, Keller 교수) 또는 비공식 (Hello Adam, Hi Jenna) . 마찬가지로, 결말 (예, 감사합니다, 진심으로)은 전반적인 메시지뿐만 아니라 시작 인사말과 동일한 근본적인 음색을 가져야합니다.

전자 메일에서 매우 비공식적이고 일상적인 사용법 인사말 (예 : What 's up?)을 사용하는 것을 자제 해야한다는 점은 주목할 가치가 있습니다. 그것은 꽤 전문가가 아닌 것으로 간주되는 것은 말할 필요도 없습니다.

9. 매번 Reply를 사용하지 마십시오.

여러 다른 수신자에게 보낸 이메일 (예 : 회사의 중요한 알림)을받는 경우가 있습니다. 그러나 그러한 메시지에 응답 할 때는 "Reply All"옵션을 사용하십시오 . 이렇게 하면 원래 보낸 사람에게 답장을 보낼뿐만 아니라 전자 메일을받은 다른 모든 사람에게 회신을 보낼지 여부를 결정할 수 있습니다 . 이는 수신자의받은 편지함을 막을 수있는 완벽한 방법입니다.

이러한 이유 때문에 여러 수신자가있는 이메일에 응답 할 때는주의를 기울여야하며 "답장"옵션을 사용하십시오 . 귀하의 답장이 수령인 목록의 모든 사람에게만 전달되도록 100 % 확신 할 때에 만 "전체 답장"옵션을 사용해야합니다.

10. 참조 및 숨은 참조 필드를 올바르게 사용하십시오.

' 받는 사람 '입력란과 함께 ' 참조 '및 ' 숨은 참조 '입력란은 이메일을 본 사람이 누구나 알고있는 항목입니다. 그러나 그 이후에도 대부분의 사람들은 부적절하게 사용합니다. 다음 은 자신이 무엇인지, 언제 사용해야하는지 에 대한 내용입니다 .

  • 참조 : 카본 복사를 의미합니다. 이메일을 보내려는 수신자가 있지만이 이메일이 "단지"를 의미하는 것인지 알리고 싶지 않은 경우이 입력란에 이메일 주소를 입력하십시오. 각 수신자는 참조 필드에서 다른 수신자의 이메일 주소를 볼 수 있습니다.
  • 숨은 참조 : 맹목적인 카본 복사의 약어. 이메일을 보내려는 수신자여러 명 있지만 자신을 이메일의 유일한 수신자로보고 싶으면 이 입력란에 이메일 주소를 입력하십시오. Bcc 필드의 각 수신자는 다른 사람이 아닌 자신의 이메일 주소 만 볼 수 있습니다. 이 옵션은 개인 정보 보호에 더 적합합니다.

11. 적시에 이메일에 답장하십시오.

우리가 매일받는 이메일의 수를 감안할 때 지금 당장 답장하는 것은 거의 불가능합니다. 그러나 이메일의 우선 순위가 약간 낮아도시기 적절하게 응답해야합니다 . 일반적으로 이것은 이메일을받은 후 24-48 시간 내에 있어야합니다. 그리고 잠시 동안 (예 : 휴식으로 인해) 이메일에 답장을 보낼 수없는 경우 대부분의 이메일 서비스에있는 자동 응답기 또는 부재중 자동 응답 기능을 사용하십시오 .

12. 전달하기 전에 이메일 형식을 올바르게 지정하십시오.

이메일 에서 '전달'버튼을 누르 자마자 전체 메시지 (이미지, 정렬되지 않은 텍스트 등) 가 오른쪽으로 들여 쓰게 되고 빈 이메일에 삽입되므로 입력 할 수 있습니다. 수신자의 이메일 ID를 보내십시오. 이것은 원본 이메일의 포맷을 망칠뿐만 아니라 많은 양의 공백과 여분의 기호 (>)를 ​​전달 된 이메일 덩어리로 가져오고, 이는 다시 이메일을 거의 읽을 수 없게 만듭니다.

이를 정렬하려면 전달 된 전자 메일이 빈 전자 메일에 포함될 때 해당 전자 메일의 형식올바르게 지정 해야합니다. 여기에는 여분의 공백을 없애고 여분의 문자, 빈 줄 등을 없애는 것도 포함됩니다.

이메일 사용 방법을 사용하십시오.

오늘날의 인터넷 연결 세계에서 가장 중요한 커뮤니케이션 수단이기 때문에 이메일 수신자 인사 방식에서부터 선택한 글꼴 스타일에 이르기까지 모든 규칙을 포함하여 이메일을 사용하는 것이 매우 중요합니다. 그리고 위에서 요약 한 에티켓은 여러분이 그렇게하는 데 도움이되므로 전체적으로보다 효율적이고 생산적인 전자 메일 경험을 제공합니다. 그래서 그들을 밖으로 시도하고 우리가 아래 코멘트에 자신의 즐겨 찾기를 알려주십시오.

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