아웃룩, 그것을 좋아하거나 싫어하는 것은 엔터프라이즈 세상에서 표준 이메일 및 생산성 클라이언트입니다. 사무직가는 시간의 상당 부분이이 전형적인 도구 앞에 사용됩니다. 그러나 그것의 대중성 및 그것의 사용 시간의 엄청난 숫자에도 불구하고, 그것의 진보 된 기능에 대해 아는 사람은 거의없고 잠재력을 최대한 발휘하지 못합니다.
오늘은 멋진 Outlook 2016 기능 중 일부를 살펴 보도록하겠습니다. 시작하자:
1. Outlook.com 별칭에서 전자 메일 보내기
종종 다른 목적으로 다른 이메일 주소를 사용해야합니다. 예를 들어 개인 이메일 보호 주소, 직장 주소 [이메일 보호], 서명에 사용할 이메일 보호 [전자 메일 보호] 가 필요할 수 있습니다. 최대 뉴스 레터 및 마케팅 사이트. 대부분의 사람들은 각 주소에 대해 다른 계정을 만들고 관리합니다.
이 작업을 수행하는 대신 Outlook을 사용하여 다른 별칭 을 만들고 관리 할 수 있습니다. 별칭을 사용하면 동일한 계정을 사용하여 여러 이메일 주소를 관리 할 수 있으며 주소 중 하나로 전송 된 이메일은 동일한받은 편지함에 도착합니다. 설정 방법은 다음과 같습니다.
Outlook Web App로 이동하여 Office 365 계정을 사용하여 로그인하십시오. 그런 다음 Microsoft 계정 웹 사이트로 이동하여 상단 바에서 " 귀하의 정보 "를 클릭하십시오. 이제 " Microsoft에 로그인하는 방법 관리 "를 클릭하십시오. 암호를 묻는 메시지가 나타납니다.
여기에서 별칭을 추가하고 관리 할 수 있습니다. 새 별칭을 만들려면 ' 이메일 추가 '를 클릭하십시오.
이제 별칭으로 사용할 이메일 주소를 입력하십시오 . 새 주소를 만들거나 기존 주소를 사용할 수 있습니다.
방금 추가 한 별칭이 표시되고 기본 별칭으로 설정하거나 더 이상 필요하지 않은 경우 제거 할 수 있습니다.
이제 별칭 주소로 전송 된 모든 이메일이 기본받은 편지함에 도착합니다. 새로 생성 된 주소에서 전자 메일을 보내려면 메시지를 작성하는 동안 시작 단추를 클릭하고 원하는 주소를 선택하기 만하면됩니다.
2. 회의 예약
Outlook을 사용하면 다른 사람들과 모임을 쉽게 예약 할 수 있습니다. 이를 위해 캘린더로 이동하고 홈 탭을 클릭 한 다음 " 새 미팅 "을 선택할 수 있습니다.
여기서 회의 참석자, 요일, 시간, 미리 알림 및 기타 옵션을 지정할 수 있습니다.
되풀이 모임을 원할 경우 상단의 옵션 섹션에서 되풀이 버튼을 클릭하십시오. 여기서 정기적 인 일정 수립을위한 다양한 옵션을 볼 수 있습니다.
수령인이 초대를 수락하면 귀하는 이에 대한 확인을 받게됩니다.
3. 자동 답장
출장이나 휴가를가는 경우 수신하는 모든 전자 메일에 대해 자동 응답을 보내도록 Outlook을 구성 할 수 있습니다. 이 기능을 사용하려면 " 파일 "로 이동하여 " 자동 회신 "을 클릭하십시오.
여기서 날짜 범위 및 자동 응답 메시지를 지정할 수 있습니다.
규칙에 대한보다 세부적인 제어를 원할 경우 " 규칙 " 버튼을 클릭하십시오.
4. Outlook의 클라우드 저장소로 Google 드라이브 사용
Google 드라이브를 클라우드 스토리지 제공 업체로 사용하는 경우 Office 프로그램을 떠나지 않고도 Outlook을 비롯한 MS Office에 통합하여 드라이브에서 직접 문서를 열고 저장할 수 있습니다.
Office 용 Google 드라이브 플러그인을 다운로드하고 플러그인을 설치하기 만하면 다음에 Outlook을 열면 전용 버튼을 사용하여 드라이브에서 직접 파일 을 첨부 할 수 있습니다.
받은 첨부 파일을 드라이브에 직접 저장할 수도 있습니다.
참고 : Office 용 Google 드라이브 플러그인은 Windows에서만 작동합니다. Mac 용 Office는 현재 지원되지 않습니다.
5. 배달 및 읽음 확인 받기
전자 메일이 배달 및 / 또는 읽혀지는 시점에 대한 알림을 받으려면 배달 요청 및 수신 확인을 요청할 수 있습니다. 이 기능을 사용하려면 메시지를 작성하는 동안 옵션 탭을 클릭하고 다음 확인란을 선택하십시오.
보내시는 모든 메시지에 대해 추적을 사용하도록 설정할 수도 있습니다 . 이렇게하려면 파일 > 옵션 > 메일로 이동하십시오 . 추적 섹션까지 아래로 스크롤 한 다음 메시지가 수신자의 전자 메일 서버로 전달 되었는지 확인한 배달 확인 또는 수신자가 메시지를 본 것으로 확인한 읽음 확인 확인란을 선택합니다.
메시지 수신자가 읽음 확인을 거부 할 수 있습니다. 또한받는 사람의 전자 메일 프로그램이 읽음 확인을 지원하지 않을 수 있습니다.
6. 전자 메일에 투표 단추 추가
주제에 대한 팀의 공감대를 형성하려면 Outlook에서 설문 조사를 만들 수 있습니다. 새 메일을 작성하는 동안 옵션 탭으로 이동하여 " 투표 버튼 사용 "을 클릭하십시오.
예 / 아니요 버튼 템플릿을 사용하거나 중요도, 읽음 / 배달 확인 및 만료 시간과 같은 옵션을 선택할 수있는 사용자 정의 를 클릭하여 자신 만의 템플릿을 만들 수 있습니다.
7. 이메일 전송 지연 또는 예약
때로는 메시지 전송을 지연해야 할 수도 있습니다. 예를 들어, 거의 마감 시간 일 수 있으며 근무 시간 중에 다음날 아침에 메시지를 전달하려고합니다. 이렇게하려면 메시지를 예약 할 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.
전자 메일을 작성하는 동안 옵션 탭으로 이동하여 " 지연 배달 "을 클릭하십시오.
표시되는 대화 상자의 배달 옵션 에서 " 이전에 배달하지 않음 "옵션을 선택하고 날짜와 시간을 입력하십시오.
이제 대화 상자를 닫고 보내기를 누르 십시오 . 귀하의 이메일은 귀하가 지정한 시간에 발송됩니다.
참고 :이 기능은 Microsoft Exchange 계정에서 원활하게 작동합니다. POP3 또는 IMAP 계정을 사용하는 경우 Outlook은 메시지를 보낼 때까지 열려 있어야합니다.
8. 다른 사람의 메일과 캘린더 관리
팀과 함께 일할 때 몇 가지 일반적인 작업을 조정하고 공동 작업하는 것이 필수적입니다. 이를 위해 별도의 폴더를 만들어서 팀 구성원과 공유 할 수 있습니다. Outlook 2016에서 수행하는 방법은 다음과 같습니다.
파일 탭으로 이동하십시오. ' 계정 설정 '을 클릭하고 ' 위임 액세스'를 선택하십시오.
대화 상자가 열리면 " 추가 "를 클릭하고 권한을 부여 할 사용자를 선택한 다음 확인을 클릭하십시오.
나타나는 대화 상자에서이 사용자에게 부여 할 수있는 다양한 권한을 선택할 수 있습니다.
완료되면 다른 사용자에게 부여 된 새 사용 권한이 다른 사용자에게 통보됩니다. 공유 기능의 기본 사항입니다. 보다 포괄적 인 개요 및 지침은 공식 문서를 참조하십시오.
9. 규칙을 사용하여 전자 메일 관리
규칙은받는 메일 또는 보내는 메일에서 자동으로 실행되는 작업입니다. 예를 들어 상사의 모든 메일을 다른 폴더로 옮기고 마케팅 부서의 모든 메일을 "긴급"폴더로 옮기거나 해당 제목의 "지금 구입"이 포함 된 모든 메일을 삭제할 수 있습니다. 이러한 작업을 반복해서 수행하는 대신 규칙을 자동화하여 자동화 할 수 있습니다. 다양한 규칙 템플릿 중에서 선택하거나 빈 규칙에서 시작할 수 있습니다.
10. 빠른 단계로 반복적 인 작업 속도 향상
하루에도 여러 번해야하는 일이 종종 있습니다. 어쩌면 정기적으로 전자 메일을 상사에게 전달하거나 일부 전자 메일을 특정 폴더로 옮길 수 있습니다. 물론 규칙을 사용하여 프로세스를 자동화 할 수 있지만 기준에 일치하는 모든 전자 메일에 규칙을 적용하지만 특정 전자 메일에만 적용하는 것이 좋습니다. 따라서보다 수동적 인 접근 방식이 필요하며 바로 Quick Steps 가 도입됩니다.
Outlook의 홈 탭으로 이동하십시오. 빠른 단계에 대한 다음 섹션 이 표시됩니다.
보시다시피 사용하기 위해 미리 구성된 빠른 단계가 있습니다. 예를 들어, 받은 편지함에서 전자 메일을 선택 하고 빠른 단계 섹션에서받는 사람 단추를 클릭하십시오. 다음과 같은 내용이 표시됩니다.
여기서 빠른 단계를 구성 할 수 있습니다 . 왼쪽 하단에있는 옵션 을 클릭하여 이름을 변경하거나, 전달할 전자 메일 주소를 추가하거나, 단추에 더 많은 작업을 추가 할 수 있습니다.
위의 스크린 샷에서 내 관리자의 이메일 주소를 추가하고 작업 추가 버튼을 사용하여 작업을 추가하고 Outlook에 메시지를 "관리자에게 전달됨"폴더로 이동하고 바로 가기 키를 추가하고 툴팁 텍스트를 수정했습니다.
위의 예 에서처럼 기존의 빠른 단계를 수정할 수도 있고 빠른 단계 도구 모음에서 새로 만들기 단추를 클릭하여 직접 추가 할 수도 있습니다.
11. 키보드 단축키 및 기타 기타 팁
Outlook은 테마, 회신 메시지를 회의로 변환하는 등 작지만 유용한 기능을 제공하며 고급 고급 사용자가 선호하는 바로 가기 : 바로 가기 키를 제공 합니다. 예를 들어, Ctrl + W를 눌러 새 이메일을 작성하고, Ctrl + E를 눌러 검색을 할 수 있습니다. 다양한 Outlook 키보드 단축키를 배우려면 Microsoft의 공식 Outlook 2016 Tips & Tricks eBook을 확인하십시오.
멋진 Outlook 2016 기능 및 트릭과 마찬가지로
고급 Outlook 2016 기능을 익히기를 바랍니다. 이메일 클라이언트를 최대한 유용하게 사용하는 것이 유용 할 때 이메일을 사용하는 동안 명심해야 할 사항이 있으므로 모든 사람이 따라야하는 기본 이메일 에티켓에 대한 도움말을 확인하십시오. 항상 연결된 디지털 세상에서 개인 정보 보호는 그 어느 때보 다 중요합니다. 이메일 암호화 방법에 대한 기사를 확인해야합니다.
추가 할 Outlook 팁 및 트릭이 있거나 필수 기능을 놓친 것으로 생각되는 경우 아래 주석란에 알려주십시오.
