Excel은 단순한 스프레드 시트 솔루션으로 초기 버전을 훨씬 넘어선 다용도 응용 프로그램입니다. 레코드 골키퍼, 주소록, 예측 도구 등으로 고용되어 많은 사람들이 의도하지 않은 방식으로 Excel을 사용합니다.
집이나 사무실에서 Excel을 많이 사용하는 경우 작업하는 레코드의 수가 너무 많아서 Excel 파일이 빨리 다루기 힘들어 질 수 있습니다.
다행히 Excel에는 중복 레코드를 찾고 제거하는 데 도움이되는 기본 제공 함수가 있습니다. 유감스럽게도이 기능을 사용하는 데는 몇 가지주의 사항이 있으므로주의하지 않으면 제거하지 않으려는 레코드를 모르게 삭제할 수 있습니다. 또한 아래의 두 방법 모두 제거 된 내용을 보지 않고 즉시 복제본을 제거합니다.
또한 먼저 중복되는 행을 강조 표시하여 실행하기 전에 함수에 의해 제거 될 행을 확인할 수있는 방법을 설명합니다. 완전히 중복 된 행을 강조 표시하려면 사용자 정의 조건부 규칙을 사용해야합니다.
중복 기능 제거
Excel을 사용하여 주소를 추적하고 레코드가 중복 된 것으로 의심되는 경우를 가정하십시오. 아래 예제 Excel 워크 시트를보십시오.
"Jones"레코드가 두 번 나타납니다. 이러한 중복 레코드를 제거하려면 리본에서 데이터 탭을 클릭하고 데이터 도구 섹션에서 중복 제거 기능을 찾습니다. 중복 제거를 클릭하면 새 창이 열립니다.
여기에서 열의 상단에서 표제 레이블을 사용하는지 여부에 따라 결정해야합니다. 그렇게 할 경우 내 데이터에 헤더가 있는 옵션을 선택하십시오. 제목 레이블을 사용하지 않으면 Excel의 표준 열 지정 (예 : A 열, B 열 등)을 사용합니다.
이 예에서는 열 A 만 선택하고 확인 버튼을 클릭 합니다. 옵션 창이 닫히고 Excel이 두 번째 "Jones"레코드를 제거합니다.
물론 이것은 단지 간단한 예일뿐입니다. Excel을 사용하여 유지하는 주소 레코드는 훨씬 더 복잡 할 수 있습니다. 예를 들어, 다음과 같은 주소 파일이 있다고 가정 해보십시오.
세 개의 "Jones"레코드가 있지만 두 개만 동일하다는 점에 유의하십시오. 위의 절차를 사용하여 중복 레코드를 제거하면 하나의 "Jones"항목 만 남습니다. 이 경우 결정 기준을 확장하여 컬럼 A와 컬럼 B에서 각각 이름과 성을 포함시켜야합니다.
이렇게하려면 리본의 Data (데이터) 탭을 다시 클릭 한 다음 Remove Duplicates (중복 제거) 를 클릭 하십시오 . 이번에는 옵션 창이 팝업되면 A와 B 열을 선택하십시오. 확인 버튼을 클릭하면 Excel에서 "Mary Jones"레코드 중 하나만 제거했습니다.
이는 Excel에서 A 열뿐만 아니라 A 열과 B 열을 기반으로 레코드를 일치시켜 중복을 제거하라고 지시했기 때문입니다. 선택한 열이 많을수록 Excel에서 레코드가 중복으로 간주되기 전에 더 많은 기준을 충족해야합니다. 완전히 중복 된 행을 제거하려면 모든 열을 선택하십시오.
Excel은 제거 된 중복 수를 알려주는 메시지를 표시합니다. 그러나 삭제 된 행을 표시하지는 않습니다! 마지막 섹션으로 스크롤하여이 함수를 실행하기 전에 먼저 중복 행을 강조 표시하는 방법을 확인하십시오.
고급 필터 방법
중복을 제거하는 두 번째 방법은 고급 필터 옵션을 사용하는 것입니다. 먼저 시트의 모든 데이터를 선택하십시오. 그런 다음 리본의 데이터 탭에서 정렬 및 필터 섹션의 고급 을 클릭하십시오.
나타나는 대화 상자에서 고유 레코드 만 확인란을 선택하십시오.
전체 목록을 필터링하거나 중복되지 않는 항목을 동일한 스프레드 시트의 다른 부분에 복사 할 수 있습니다. 이상한 이유로 데이터를 다른 시트에 복사 할 수 없습니다. 다른 시트에 원하면 현재 시트의 위치를 선택한 다음 해당 데이터를 잘라내어 새 시트에 붙여 넣으십시오.
이 방법을 사용하면 제거 된 행 수를 나타내는 메시지도 표시되지 않습니다. 행이 제거 된 것입니다.
Excel에서 중복 행 강조 표시
레코드를 제거하기 전에 중복 된 레코드를 확인하려면 약간의 수동 작업을 수행해야합니다. 불행히도 Excel에는 완전히 중복 된 행을 강조 표시하는 방법이 없습니다. 조건부 서식에서 중복 셀을 강조 표시하는 기능이 있지만이 기사는 중복 행에 관한 것입니다.
가장 먼저해야 할 일은 데이터 집합의 오른쪽에있는 수식을 열에 추가하는 것입니다. 수식은 간단합니다. 바로 그 행에 대한 모든 열을 연결하십시오.
= A1 & B1 & C1 & D1 & E1
아래 예제에서, A부터 F까지의 데이터가 있습니다. 그러나 첫 번째 열은 ID 번호이므로, 내 수식에서 제외합니다. 중복을 확인할 데이터가있는 모든 열을 포함해야합니다.
그 수식을 열 H에 넣은 다음 모든 행에 대해 끌어 왔습니다. 이 수식은 각 열의 모든 데이터를 하나의 큰 텍스트로 결합합니다. 이제 두 개 이상의 항목을 건너 뛰고 다음 수식을 입력하십시오.
= COUNTIF ($ H $ 1 : $ H $ 34, $ H1)> 1
여기서 우리는 COUNTIF 함수를 사용하고 첫 번째 매개 변수는 우리가보고자하는 데이터 세트입니다. 나에게 이것은 행 1에서 34까지의 열 H (결합 데이터 공식이 있음)였습니다. 이렇게하기 전에 머리말 행을 없애는 것도 좋은 생각입니다.
문자와 숫자 앞에 달러 기호 ($)를 사용하고 있는지 확인해야합니다. 1000 행의 데이터가 있고 결합 된 행 수식이 F 열에 있으면 예를 들어 수식이 다음과 같이 표시됩니다.
= COUNTIF ($ F $ 1 : $ F $ 1000, $ F1)> 1
두 번째 매개 변수는 열 문자 앞에 달러 기호 만 있기 때문에 잠겨 있지만 행 번호를 잠그지 않으려합니다. 다시 말하지만, 모든 데이터 행에 대해이 값을 드래그합니다. 그것은 이와 같이 보일 것이고 중복 행은 TRUE가되어야합니다.
이제 중복 된 행인 것처럼 TRUE 인 행을 강조 표시합시다. 먼저, 행과 열의 왼쪽 상단 교차 부분에있는 작은 삼각형을 클릭하여 전체 데이터 워크 시트를 선택하십시오. 이제 홈 탭으로 이동 한 다음 조건부 서식 을 클릭하고 새 규칙을 클릭하십시오.
대화 상자에서 수식 사용을 클릭 하여 서식을 지정할 셀을 결정합니다 .
이 수식이 참인 값 형식 아래의 상자에 다음 수식을 입력하고 P 를 TRUE 또는 FALSE 값이있는 열로 바꿉니다. 칼럼 문자 앞에 달러 기호를 포함시켜야합니다.
= $ P1 = TRUE
작업을 마치면 포맷을 클릭하고 채우기 탭을 클릭하십시오. 색상을 선택하면 전체 중복 행을 강조 표시하는 데 사용됩니다. 확인을 클릭하면 중복 행이 강조 표시됩니다.
이것이 당신을 위해 작동하지 않았다면, 다시 시작하고 천천히 다시하십시오. 이 모든 것이 제대로 작동하려면 정확히 수행되어야합니다. 길을 따라 하나의 $ 기호를 놓친 경우 제대로 작동하지 않습니다.
중복 기록 제거시주의 사항
물론 Excel에서 자동으로 중복 레코드를 제거하는 데 몇 가지 문제가 있습니다. 먼저 Excel에서 중복 레코드를 식별하기위한 기준으로 사용할 열을 너무 적게 선택하거나 너무 많이 선택해야합니다.
너무 적 으면 원하지 않는 레코드를 실수로 삭제할 수 있습니다. 실수로 식별자 열이 너무 많거나 포함되어 중복이 발견되지 않습니다.
두 번째로, Excel은 항상 첫 번째 고유 레코드가 마스터 레코드라고 가정합니다. 후속 레코드는 모두 중복 레코드로 간주됩니다. 예를 들어 파일에있는 사람 중 한 사람의 주소를 수정하지 못했지만 대신 새 레코드를 만들면 문제가됩니다.
이전 (오래된) 레코드 뒤에 새로운 (올바른) 주소 레코드가 나타나면 Excel은 첫 번째 (오래된 레코드)를 마스터로 간주하고 찾은 후속 레코드를 삭제합니다. 이것이 Excel이 중복 기록의 유무를 자유주의 또는 보수적으로 결정하는 방법에주의해야하는 이유입니다.
이 경우 필자가 쓴 중복 강조 방법을 사용하고 적절한 중복 레코드를 수동으로 삭제해야합니다.
마지막으로 Excel에서는 레코드를 정말로 삭제할지 여부를 묻지 않습니다. 선택한 매개 변수 (열)를 사용하면 프로세스가 완전히 자동화됩니다. 이는 엄청난 수의 레코드가 있고 자신이 내린 결정이 정확하고 Excel이 자동으로 중복 레코드를 제거 할 수 있다고 믿을 때 위험 할 수 있습니다.
또한 Excel에서 빈 줄을 삭제하는 방법에 대한 이전 기사를 확인하십시오. 즐겨!
